Doch die Kritik an Excel wird immer mehr. So bezeichnete Forbes Excel 鈥渁ls die gef盲hrlichste Software der Welt鈥. Auch aus unserer Perspektive ist Excel aus drei Gr眉nden f眉r Bauprojekte durchaus ein Risiko.
Hohe Anf盲lligkeit f眉r menschliche FehlerWorkflows und Kommunikation finden au脽erhalb der Software stattVorprogrammiertes DateichaosProblem #1:90% aller gro脽en Tabellenkalkulationen enthalten massive Fehler.W盲re es m枚glich Excel mit einer Fehlerquote von null Prozent zu verwenden, k枚nnte man gegen die Nutzung von Excel nur schwer argumentieren. Doch genau das Gegenteil ist der Fall.
Untersuchungen haben festgestellt, dass 90% aller Tabellen mit mehr als 150 Zeilen schwerwiegende Fehler enthalten. Die Ursachen sind meist menschliche Fehler bei der manuellen Eingabe von Daten oder Formeln.
Dies kann kostspielige Auswirkungen haben, wie der Fall der Bank JP Morgen zeigt.Ein Excelmodell sollte helfen Chancen und Risiken abzuw盲gen. Nach einem Benutzerfehler wurde die Wette auf Kreditderivate als halb so riskant bewertet als sie tats盲chlich war. Dieses Debakel, bekannt als der 鈥淟ondon Whale鈥, kostete die Bank Milliarden von Dollar. Und war dazu auch noch extrem peinlich.
Das Beispiel zeigt die Fehleranf盲lligkeit von Excel auf eindrucksvolle Art und Weise. Excel erfordert in hohem Ma脽e manuelle Dateneingaben. Formeln und Bez眉ge sind vollst盲ndig benutzerdefiniert und gleichzeitig hat Excel keine eingebauten Sicherheitsmechanismen.
Jeder kleine Copy-Paste-Fehler kann massive Auswirkungen auf ihre Kalkulationen haben. Schneller als Gedacht weicht ihre gesamte Kostensch盲tzung um 15% nach unten ab und sie gehen f盲lschlicherweise von einem zu positiven Return on Invest aus. Oder sie haben zu wenig Liquidit盲t, weil ihre Mittelabflussplanung sich nicht aktualisiert hat.
Problem #2:Excel ist kein Projektmanagementsystem.Die gemeinsame Arbeit mit Excel funktioniert nur in Kombination mit Emails oder anderen externen Kommunikationstools. Zwar erm枚glicht Excel seit der Umstellung auf 鈥淥ffice 365鈥 auch ein kollaboratives Arbeiten in der Cloud, dieses ist aber einerseits noch nicht besonders verbreitet und kann au脽erdem weiterhin keine Workflows abbilden.
So bleibt Excel Nutzern nichts anderes 眉brig, als Aufgaben, Freigaben, Kontrollen und Co. weiter manuell zu koordinieren. Und so liegen Aufgaben oft tagelang in Emailpostf盲chern herum und verz枚gern Prozesse. Effiziente Workflows sehen anders aus.
Problem #3:鈥淲o finde ich denn die letzte Version der Kostenkalkulation?鈥漈abellenkalkulationen sind oft personen眉bergreifende Kooperationen. Excel vermittelt den Eindruck einer Datenbank, was aber falsch ist. Es fehlt Excel an einigen wichtigen Funktionen, um eine sichere und effiziente Kollaboration und Dokumentation zuzulassen. Das Nachverfolgen von 脛nderungen ist in Excel nur schwer m枚glich. So k枚nnen Benutzer versehentlich doppelte oder fehlerhafte Daten einf眉gen, ohne dass andere Benutzer davon wissen.
Viel schlimmer ist jedoch, dass obligatorische Dateichaos. Im Optimalfall liegt eine zentrale Datei auf einem sicheren Server des Unternehmens oder in der Cloud. Die Realit盲t sind aber oft Dateien mit unterschiedlichen Status, die per Email versendet werden. Wer kennt nicht Dateinamen wie 鈥180101_Kostenkalkulation_Version3.1_final_TS.xlsx鈥 oder Fehlermeldungen zu Verkn眉pfungen, die nicht mehr funktionieren?
Wenn nicht Excel, was dann?Zuerst m枚chten wir an dieser Stelle sagen, dass wir Excel wirklich lieben. Es gibt zahlreiche Anwendungsf盲lle, in denen es keine bessere L枚sung als Excel gibt. Es gibt aber im Bezug auf die Baufinanzen eine Menge Anwendungsf盲lle, bei denen Excel aus den genannten Gr眉nden an seine Grenzen st枚脽t und es sicherere und effizientere 尝枚蝉耻苍驳别苍 gibt.
Moderne Software erm枚glicht es beispielsweise beim Multiprojektcontrolling oder bei der Bearbeitung von Baurechnungen die Vorteile von Tabellenkalkulationen zu nutzen und gleichzeitig die genannten Probleme zu beseitigen.
Softwareanwendungen wie SA国际传媒 erm枚glichen, im Gegensatz zu Excel, eine effektive Zusammenarbeit und k枚nnen Workflows wie zum Beispiel die Rechnungsfreigabe abbilden. So haben alle Projektbeteiligte immer und von 眉berall Zugriff auf Dokumente, Verantwortlichkeiten sind klar geregelt, indem Aufgaben automatisch zugewiesen werden und alle 脛nderungen werden nachvollziehbar dokumentiert. Das Speichern und Verbreiten der neuesten Version ist nicht mehr notwendig.
Hinzu kommt, dass alle Daten, die im System in den verschiedenen Workflows erfasst werden in Echtzeit miteinander verkn眉pft werden. So ist ihr Controlling oder die Mittelabflussplanung jederzeit auf dem aktuellen Stand. So k枚nnen Projektmanager und Bauherren ihre Kosten einfacher nachvollziehen, besser planen und bei 脛nderungen wesentlich fr眉her reagieren.
Und f眉r alle, die Reportings, zum Beispiel f眉r Banken, weiter in Excel zur Verf眉gung stellen m枚chten: SA国际传媒 hat auch einen Excel-Export.
