Jede neue IT-L枚sung sollte einen positiven Return on Invest (RoI) liefern. Je schneller, desto besser. In der Regel steht vor jedem 鈥淩eturn鈥 zun盲chst eine Investition. Die Investitionskosten in eine neue Softwarel枚sung ganzheitlich zu bewerten, stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung
Daf眉r gibt es im Wesentlichen zwei Gr眉nde:
- Viele Unternehmen vergleichen nur offensichtliche Kosten miteinander, beispielsweise Lizenzkosten. Viele weitere, unmittelbar anfallende Kostenpunkte, zum Beispiel f眉r Updates, werden vernachl盲ssigt.
- Noch schwieriger ist die Bewertung in dem Moment, in dem Funktionsumf盲nge nicht deckungsgleich sind und die urspr眉ngliche Software durch die Vernetzung mehrere 尝枚蝉耻苍驳别苍 von unterschiedlichen Anbietern ersetzt wird.
Um die Kosten ganzheitlich zu vergleichen und auf dieser Basis den RoI zu bewerten, sollten Verantwortliche deshalb immer den 鈥淭otal Cost of Ownership鈥 im Blick behalten. 脛hnlich wie bei einem Eisberg, dessen wahre Gr枚脽e sich unter der Wasseroberfl盲che verbirgt, sind auch die Investitionskosten f眉r Software auf den ersten Blick nur zu einem Bruchteil abzusch盲tzen.
SA国际传媒 vs. X
Gerade bei modernen 尝枚蝉耻苍驳别苍 wie unserer Software, die mit g盲nzlich neuen Herangehensweisen und Funktionen Probleme l枚st, ist kein 1:1 Vergleich mit anderen Softwareherstellern m枚glich.
Bei Betrachtung des Total Cost of Ownership von SA国际传媒 mit einer vergleichbaren digitalen Controlling-L枚sung, m眉ssen die folgenden drei Kostenfaktoren ber眉cksichtigt werden:
- Infrastrukturkosten
- Kosten f眉r Onboarding, Wartung & Betrieb
- Opportunit盲tskosten f眉r Arbeits- und Prozessoptimierung
1. Infrastrukturkosten
Um die Funktionalit盲t von SA国际传媒 nachzubauen, m眉sste man Elemente verschiedener anderer Softwareanbieter nutzen und miteinander vernetzen.
a) Finanzsoftware
Die isolierte Funktionalit盲t einer Kostenverfolgung bieten verschiedene Softwareh盲user an. Jedoch handelt es sich in der Regel um sogenannte On-Premise Software, bei der einzelne Arbeitspl盲tze mit einer Lizenz ausgestattet werden. Neben den Lizenzkosten m眉ssen auch die Kosten f眉r die n枚tigen IT-Infrastruktur und Wartung mit einbezogen werden. Mehr zu den Unterschieden zwischen Cloud und On-Premise finden Sie .
b) Workflow Management und Automatisierung
Da alle Mitarbeiter:innen und Abteilungen mit einer neuen Software arbeiten sollen, ist eine Workflow-L枚sung notwendig, sodass Dokumente und Aufgaben automatisch zwischen den Beteiligten verschickt werden k枚nnen. Anbieter wie Docuware oder ELO bieten diese Funktionalit盲t an.
M枚chte Nutzer:innen dar眉ber hinaus in den Arbeitsprozessen Daten aus Dokumenten automatisiert auslesen (z.B. um Rechnungsdaten automatisch zu erfassen) wird zus盲tzlich eine OCR-f盲hige Anwendung ben枚tigt.
c) Dokumenten Management Systeme (DMS)
F眉r die sichere Aufbewahrung aller Vertr盲ge und Rechnungen bis in die Gew盲hrleistungsphase ben枚tigen Sie zudem ein Dokumenten Management System. Klassische Anbieter von Projektr盲umen, wie zum Beispiel PMG, bieten hierf眉r Module an.
d) Data Warehouse
Wenn man die Funktionen unterschiedlicher Systeme nutzt, sind wichtige Daten auf diversen Anbieter verteilt. Um diese Daten erneut zusammenf眉hren, wird ein sogenanntes Data Warehouse ben枚tigt. Anbieter sind beispielsweise Snowflake oder Amazon Redshift.
e) Analyse Tools
Wollen Sie die Daten in Ihrem Data Warehouse tiefergehend analysieren, wird weitere Software f眉r Business Intelligence, wie zum Beispiel Tableau, ben枚tigt.
2. Kosten f眉r Onboarding, Wartung & Betrieb
Egal, ob eine einzige L枚sung oder eine Kombination aus verschiedenen Anbietern: Zu Beginn, aber auch w盲hrend des Betriebs fallen Kosten an.
Schulungen kosten Zeit und Geld: Vorrangig die Zeit der Mitarbeiter aufgrund von Arbeitsausfall und Kosten in Form von geb眉hrenpflichtigen Onboardings. Support wird meist extra in Rechnung gestellt und oft pro Stunde abgerechnet. Selbst bei klassischen Lizenzmodellen (wie bei 1a) fallen j盲hrlich bis zu 20 Prozent der anf盲nglichen Einmalkosten als Servicegeb眉hren oder 盲hnliches an. Updates f眉r neue Software werden zus盲tzlich in Rechnung gestellt. Nach einigen Jahren muss die aktuellste Version sogar komplett neu gekauft werden. Sehr wichtig ist im Falle des Projektcontrollings au脽erdem das einwandfreie Setup und die Verl盲sslichkeit der Systeme, weshalb Unternehmen auch personelle Ressourcen in der IT-Abteilung einplanen m眉ssen.
Hinzu kommt: Je mehr 尝枚蝉耻苍驳别苍 im Einsatz sind und je 枚fter sich darunter On-Premise oder eigene Entwicklungen befinden, desto h枚her fallen die finanziellen Aufw盲nde aus. F眉r jede L枚sung einzeln, aber auch um die Funktionalit盲t der Schnittstellen sicherzustellen 鈥 insofern diese vorhanden sind.
3. Opportunit盲tskosten f眉r Arbeits- und Prozessoptimierung
Oft wird die Zeitersparnis aller Beteiligten in der t盲glichen Anwendung bei der Kostenbewertung vernachl盲ssigt. Die effizienteste Nutzung der Arbeitszeit kann nur erreicht werden, wenn in m枚glichst wenigen Systemen gearbeitet wird und die L枚sung einfach zu bedienen ist.
Nicht zu vernachl盲ssigen, aber schwer zu beziffern, ist zudem das Risiko von Fehlkalkulationen, wenn Daten manuell zwischen Systemen 眉bertragen werden. Die Kosten durch falsche oder zu sp盲te Entscheidungen k枚nnen in der Immobilienbranche schnell alle zuvor genannten Punkte 眉bertreffen.
Fazit
Die Bewertung der Investition in eine neue IT-L枚sung ist komplex und vielschichtig. Es lohnt sich genau hinzusehen und sich im Zweifel von zun盲chst h枚heren Kosten zu Beginn nicht abschrecken zu lassen, wenn man so die laufenden Betriebs- und Opportunit盲tskosten, den zun盲chst unsichtbaren Teil des Eisbergs, vermeidet.
