Es gibt kaum jemanden, der so viel mit Zahlen, Prozessen und unterschiedlichen Stakeholdern jonglieren muss, wie Projektmanager:innen. Denn durch diese Daten erhalten sie den Überblick über Projektstatus und Kosten – die wichtigste Entscheidungsgrundlage und Voraussetzung für den Projekterfolg. Um all diese Daten sammeln, analysieren und darstellen zu können, waren Projektverantwortliche bisher auf ihre eigenen Analysekompetenzen angewiesen.
Dank moderner Softwarelösungen gehört das der Vergangenheit an. Durch intuitive Bedienbarkeit und Übersichtlichkeit sind Daten einfach zugänglich und mit der Software als “Single Source of Truth” an einem Ort gespeichert. Das Ergebnis: Sichtbarkeit und Vertrauen in die Zahlen. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum effektives Datenmanagement essentiell für die Bau- und Immobilienbranche ist, welche Herausforderungen es gibt und wie die passende Software Ihnen bei der Umsetzung hilft.
Daten: Das Gold der Bau- und Immobilienbranche
Durch die smarte Analyse von Daten können Projektentwickler:innen und -steuerer:innen Risiken früher erkennen, Geschäftsentscheidungen zielführender treffen und Prozesse optimieren. Das zahlt schlussendlich auf eine Kennzahl ein: Den Unternehmensprofit. Unternehmen, die den Mehrwert von Daten für sich nutzen, investieren in ihre Wettbewerbsfähigkeit und Profitabilität. Ein schnelles und sicheres Kostencontrolling auf Grundlage von Echtzeitdaten hilft beispielsweise, Probleme frühzeitig zu erkennen – idealerweise noch bevor sie auftreten – und so den Projekterfolg zu sichern.
Nicht alle Finanzdaten sind hilfreich
Die Sammlung und Aufbereitung der Finanzdaten stellt gerade in Bau- und Immobilienunternehmen eine große Herausforderung dar. Denn die Projektbeteiligten sind häufig nicht nur räumlich voneinander getrennt, sie arbeiten auch nach unterschiedlichen Prozessen, nutzen nicht kompatible Software und greifen deswegen auf verschiedene Datengrundlagen zu. Das Ergebnis:
- Die unterschiedliche und intransparente Datengrundlage führt dazu, dass Informationen und Daten in Absprache mit anderen Projektbeteiligten mehrfach kontrolliert werden müssen.
- Die händische und repetitive Dateneingabe in verschiedene Programme und Systeme führt zu inkonsistenten, unvollständigen und fehlerhaften Daten – das geht ebenfalls oft mit Datenverlust im Projektverlauf einher.
- Fehlerhafte Finanzdaten führen zu schlechten projektbasierten Entscheidungen – beispielsweise zu ungenau kalkulierten Budgetkosten.
„In den Finanzdaten spiegeln sich alle wichtigen Projektinformationen wider: Kosten, Budgets und Nachträge bilden alle Vorgänge im Projekt ab. Jede Planungsänderung oder Verzögerung kann mit einem Eurobetrag beziffert werden.“ - Benjamin Günther, Gründer von SAʴý
Diese Ergebnisse ziehen weitreichende Probleme nach sich: Banken, Joint Venture Partner und die Geschäftsführung erhalten durch manuelle Fehler falsche Zahlen. Nachunternehmer:innen müssen durch langsame und analoge Prozesse wochenlang auf ihr Geld warten. Bauleiter:innen verbringen Zeit im Büro statt auf der Baustelle. Das größte Risiko trägt das auftraggebende Unternehmen, denn es muss buchstäblich für die Fehler bezahlen. Beispielsweise wenn kein Skonto gezogen werden kann oder Überzahlungen passieren. Ein modernes Kostencontrolling ist die Voraussetzung, um diesen Problemen vorbeugen zu können.
Der heilige Gral: Modernes und sicheres Kostencontrolling
Kostencontrolling erfüllt seinen Zweck erst, wenn Zahlen und Daten korrekt und eindeutig sind, in Echtzeit vorliegen und leicht verständlich sind. Es gewährleistet, dass die Rendite des Projekts nicht in Gefahr ist, die Projektmanager:innen die Kontrolle über den Cash Flow haben und handlungsfähig und reaktionsschnell in Bezug auf Kostenänderungen sind. Erst mithilfe richtiger Zahlen, schnell beglichener Zahlungen und einer sicheren Kollaboration und Kommunikation sichern Sie das Wichtigste im Projekt: das Vertrauen aller Projektbeteiligten. Das Problem: Projektmanager:innen verfügen mehrheitlich nicht über die Fähigkeiten oder Mittel, Daten sicher und genau aufzubereiten. Die gute Nachricht ist, dass Sie das Wissen und die Fähigkeiten zur Datenaufbereitung innerhalb des Unternehmens durch moderne Kostencontrolling-Software wie SAʴý nicht mehr brauchen – das übernimmt SAʴý vollständig und so benutzerfreundlich wie möglich für Sie.
“Jetzt habe ich in Echtzeit sowohl die Budgets, als auch das Auftragsvolumen, Freigabestände, Zahlenstände, Leistungsstände auf einen Blick in SAʴý. Es müssen keine Formeln mehr geprüft werden, man kann sich ganz auf die Daten einlassen, die SAʴý bereitstellt. Darum ist es auf jeden Fall eine Zeitersparnis.” - Angelika Reiß, Mitarbeiterin im Controlling bei Garbe Immobilien-Projekte
Intuitive Benutzeroberflächen schaffen Fokus auf gewinnbringende Daten
Was zeichnet eine gute Software aus? Sie ermöglicht es den Anwender:innen ab Tag eins, den größtmöglichen Nutzen aus den vorhandenen Zahlen zu ziehen, indem sie die Daten zugänglich macht und verständlich aufbereitet. Außerdem beschleunigt sie durch intelligente Funktionen und eine einfache Bedienbarkeit Prozesse, nimmt Arbeitsschritte ab und schafft mehr Zeit für das Wesentliche. Statt im Weg zu stehen, minimiert sie tägliche To-do’s. Dafür muss sie vor allem eines sein: intuitiv.
“Verfügen die Anwender:innen zur richtigen Zeit über alle Informationen, die notwendig sind, um ihre Aufgaben schnell und einfach zu erledigen? Das Nutzererlebnis steht für mich tagtäglich im Mittelpunkt. Dadurch entstehen bei SAʴý intuitive Benutzeroberflächen, die individuell auf Aufgabe und Rolle der Nutzer:innen zugeschnitten sind. So stellen wir sicher, dass jeder Beteiligte SAʴý vom ersten Tag an ohne vorherigen Schulungsaufwand effizient nutzen kann.” - David Abele, UX Designer bei SAʴý
SAʴý steht für einen klaren Aufbau, eine leicht verständliche Benutzeroberfläche und übersichtliche Projektstrukturen. Dank der einfachen Bedienbarkeit kann jeder in SAʴý arbeiten, ohne vorher zeitintensive Schulungen besuchen oder Prozesse umstellen zu müssen. Das bedeutet: schnelles Onboarding, schneller Einstieg und schneller Return on Invest – Sie können sich voll und ganz auf den Projekterfolg konzentrieren. Wie das konkret in der Software aussieht?
Dashboards
Projektmanager:innen, Controller:innen, Projektleiter:innen – jeder dieser Beteiligten interessiert sich für unterschiedliche Daten. Genau deswegen sind die Dashboards in SAʴý individuell an die Bedürfnisse der Projektbeteiligten anpassbar. So können Sie unter anderem wahlweise Freigabestände, Leistungsstände oder Auftragsvolumina auf einen Blick einsehen.
Dzٱü
Die automatisch erstellte Dzٱü lässt sich ebenfalls dank verschiebbarer Spalten, die sich wahlweise hinzufügen oder deaktivieren lassen, intuitiv und zeitsparend auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Projektbeteiligten anpassen.
Dokumentenmanagement
Zur richtigen Zeit am richtigen Ort: Alle mit den Aufträgen zusammenhängenden Dokumente – ob Hauptauftrag oder Richtlinien – können Sie in SAʴý hinterlegen und beispielsweise bei der Rechnungs- oder Nachtragsprüfung abrufen. Auf diese Weise haben Sie alle relevanten Dokumente in einem System und brauchen nicht zum Abgleich Ihre analogen oder digitalen Dokumentenordner durchsuchen.
