Welche Ver盲nderungen f眉r eine effiziente Projektabwicklung und Zielerreichung notwendig sind, haben wir zusammen mit Stefan R. Frank diskutiert. In ausf眉hrenden und leitenden Positionen hat er zahlreiche Bauprojekte von der Entwicklung 眉ber die Planung bis hin zu der Realisierung und der Abnahme begleitet.
Um Daten aktueller Bauprojekte nachhaltig f眉r kommende Projekte zu nutzen, stehen Projektmanager mehreren Herausforderungen gegen眉ber.
#A: Kontinuit盲t und Durchg盲ngigkeit der Kostensteuerung
Die Rechnungsbearbeitung nimmt, insbesondere in der Ausf眉hrungs- und Abschlussphase, einen Gro脽teil der Arbeitszeit eines Projektmanagers ein. Von Eingang bis Zahlung durchlaufen Rechnungen zahlreiche Prozessschritte und m眉ssen durchgehend abgleichbar und nachvollziehbar sein. Stefan R. Frank erlebte als Projektleiter 眉berwiegend einen parallelen Rechnungslauf per E-Mail und auf Papier: Zeitaufw盲ndige Recherchen, nicht dokumentierte Entscheidungen, unklare Bearbeitungsst盲nde, mehrfaches Einscannen der gepr眉ften Papierrechnung, wiederholte Weiterleitung per E-Mail und per Post sowie verpasste Zahlungsfristen sind bei diesem Workflow unumg盲nglich.
Jede Rechnung enth盲lt die gleichen Inhalte: F眉r die Bearbeitung ben枚tigte Elemente wie Rechnungskopf und Fu脽zeile weichen dabei in ihrer Darstellung von Rechnungssteller zu Rechnungssteller voneinander ab. Durch den Einsatz einer einheitlichen Systemanwendung 鈥 beispielsweise durch Texterkennung, Felder mit Auto-Fill-Option und digitalen Bearbeitungsm枚glichkeiten 鈥 wird das Verwertungspotenzial der Daten bereits im Rechnungsprozess stark optimiert. Unabh盲ngig von ihrem origin盲ren Aufbau werden Rechnungen mit gleicher Struktur im System hinterlegt, sodass Rechnungen jederzeit schnell und kategorisiert abrufbar sind. Da die Rechnungen von dem Eingang bis zur Zahlung mit allen zugeh枚rigen Pr眉fanmerkungen und Anlagen in einem System verbleiben, l盲sst sich der aktuelle Bearbeitungsstand jederzeit einsehen und die Parallelbearbeitung in Papier wird 眉berfl眉ssig.
#B: Datenzugriff und Datenauswertung
Die Auswertung der erfassten Daten, aus denen sich das Reporting speist, ist f眉r Stefan R. Frank ein entscheidender Schritt f眉r zielgerichtetes Projektmanagement. Erfolgt das Kostenmanagement in Excel m眉ssen die Daten f眉r jede Evaluierung aus einzelnen Tabellen h盲ndisch gefiltert, zusammengef眉hrt und aufbereitet werden. Dieses mehrstufige Verfahren erschwert die rasche, detaillierte Zusammenstellung eines aussagekr盲ftigen, qualitativen Reportings f眉r die F眉hrungsebene und die Gesch盲ftspartner.
Um die Datentransparenz schon in der Ausf眉hrungsphase zu unterst眉tzen, vertraut Stefan R. Frank auf den Einsatz softwarebasierter Anwendungen: Automatisierte Dashboards stellen jederzeit Budget und Planungsfortschritt eines Projekts 眉bersichtlich dar. Hintergrundinformationen von Teilbereichen k枚nnen durch Verlinkungen in der Anwendung direkt abgerufen werden, sodass alle Daten f眉r weitere Kostenkalkulationen und -analysen an einem zentralen Ort abgerufen und dargestellt werden. Das erm枚glicht zu jeder Zeit und von 眉berall den Zugriff auf die aktuellsten ben枚tigten Informationen.
Nicht nur Stefan R. Frank sieht im Einsatz digitaler Tools einen deutlichen Mehrwert f眉r die Steuerung von Bau- und Immobilienprojekten. Jedem einzelnen Projektmanager bleibt durch die 眉bersichtliche B眉ndelung und unmittelbare Auswertung aller Projektosten in einer Software mehr Zeit f眉r das Wesentliche: die Steuerung des Projektes.
SA国际传媒 als Software as a Service Anbieter erm枚glicht durch die automatisierte Erfassung von Rechnungen, die Integration aller Projektbeteiligter und die Verwendung von Echtzeitdaten ein Kosten-Reporting in Echtzeit. Daten sammeln, auswerten und als Basis f眉r zuk眉nftige Projekte verwenden ist damit einfach gesagt und getan!
