Der Freigabeprozess einer Rechnung in einem laufenden Projekt beginnt bei der Kostenkontrolle durch den Projektsteuerer und endet mit der Zahlung durch die Buchhaltung. In der Theorie ist der Weg einer Rechnung im baubetrieblichen Rechnungswesen problemlos nachvollziehbar. In den seltensten F盲llen erleben Projektleiter, Bauleiter und Buchhalter in der Praxis jedoch einen so geradlinigen, reibungslosen Verlauf. Statt mit die Rechnungsposten zu genehmigen und an die Buchhaltung zu 眉bermitteln, sehen sich Projektbeteiligte mit zahlreichen H眉rden konfrontiert.
Problem 1: Falscher Rechnungsempf盲nger
Im gl眉cklichsten Fall geht eine neue Rechnung bei der verantwortlichen Person im Projekt ein. Im schlimmsten Fall landet sie in einer g盲nzlich anderen Abteilung und ihr Weg muss von den Zust盲ndigen im Projekt und der Buchhaltung rekonstruiert werden.
Problem 2: Undurchsichtiger Freigabeprozess
Erreicht die Rechnung den zust盲ndigen Rechnungsempf盲nger beginnt der Freigabeprozess. Statt vom Bauleiter zum Projektsteuerer 眉ber den Bauherrn zur Buchhaltung zu gelangen, nimmt die Rechnung mehrere Umwege: Beispielsweise vom Projektsteuerer zum Bauherrn, Bauherr zu Bauleiter, Bauleiter zu Bauherr, Bauherr zu Projektsteuerer. Ganz am Ende des Prozesses steht die Buchhaltung. Transparenz und Skontosicherung sieht anders aus.
Problem 3: Zeitintensive Medienbr眉che
Hat die Rechnung den Freigabeprozess erfolgreich durchlaufen, wird sie zur Verbuchung an die Buchhaltung 眉bergeben. Ein kurze Durchlaufzeit ist Voraussetzung f眉r die Einhaltung der Skontofrist. Manuelle Arbeitsschritte und Medienbr眉che bei der 脺bergabe, beispielsweise die Rechnung herunterladen und ausdrucken und auf Papier oder digital an die Buchhaltung versenden, bedeuten h盲ufig das Aus f眉r die Skontoziehung.
Problem 4: Fehlerhafte Daten
Die Buchhaltung hat die freigegebene Rechnung erhalten. Um die Zahlung auszuf眉hren, m眉ssen die Daten in das Buchungssystem 眉bertragen werden. Die Dateneingabe durch die Buchhaltung erfolgt h盲ufig manuell, daraus ergeben sich fehlerbehaftete und zeitintensive Arbeitsschritte. Auch falsche Daten in der Rechnung werden h盲ufig erst in diesem finalen Schritt bemerkt, dadurch beginnt der Kreislauf erneut von vorne und die Zahlung verz枚gert sich.
Datensicherheit, Risikovermeidung und Kostenersparnisse trotz komplexer Gesch盲ftsprozesse
Komplexe Gesch盲ftsprozesse erschweren die vollst盲ndige Gewissheit 眉ber Transparenz und Sicherheit der Projektfinanzen. Dabei bildet ein ungehinderter, sicherer und schneller Informationsfluss zwischen den Unternehmensbereichen die Voraussetzung f眉r eine erfolgreiche Projektumsetzung. Um die Gesch盲ftst盲tigkeit abzubilden, muss das baustellenseitige Geschehen durch die Projektsteuerung und Bauleitung ebenso wie die im Rechnungswesen verarbeiteten Informationen aktuell erfasst werden. Die Aktualit盲t und Gesamtheit der Finanzdaten sind Voraussetzung f眉r die T盲tigkeiten des Projektcontrollers: Er kann anhand der Soll-Ist-Vergleichs vorausschauend im Projekt agieren, um entsprechende Prognosen zu treffen und Margen sichern.
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